Comment ça marche
Le parcours d'un fichier
Le texte des fichiers ne sort qu'avec votre accord.
Votre serveur
- 1Inventairenom, taille, dates, propriétaire
- 2Lecture du texteOffice, PDF, .msg, .zip, .7z, .rar · OCR des scans sur place
- 3Filtre données personnellesIBAN, n° de sécurité sociale, carte bancaire, pièce d'identité, paie, santé
Retenureste sur place · rien ne part
TypeSafe · États-Unis
- 4Classementmoteur Jev · une nature parmi 21
- Reçoit
- nom, 3 derniers dossiers, 1 500 caractères au plus
- Rend
- nature et certitude
Votre serveur
- 5Durée légaledepuis la date du document, + 1 an sur compta, fiscalité, paie · certitude sous 80 % : à décider
- 6Validation d'un lotpar un compte nommé, inscrit au journal
- 7Archivagecopie relue, empreinte SHA-256 comparée, puis effacement · à sa place, un raccourci vers sa page Decanta (ou une note, au choix)
- 8Restitutionà sa place d'origine, refusée si l'empreinte a changé
Part vers TypeSafe
- Nom du fichier et extension
- Ses 3 derniers dossiers,
Compta\2019\Fournisseurs - Le début de son texte, 1 500 caractères au plus
- Pour 8 fichiers semblables ou plus dans un dossier : 3 à 5 envoyés
Ne part jamais
- Le fichier entier
- Rien d'un fichier retenu, pas même son nom
- Le texte d'un fichier qui porte un mot de passe ou une clé
- Chemin complet, nom du serveur, taille, dates, propriétaire
Doublons et fichiers archivés
Choisis à l'installation, modifiables dans Paramètres.
- Doublons
- liste seule · copies archivées en lot · raccourci vers l'exemplaire gardé
- À la place d'un fichier archivé
- un raccourci vers sa page Decanta, avec « Demander le retour » · ou un fichier texte
- Copies déjà traitées
- changent de mode après validation nommée
Classement par Jev
- Accord
- case à l'installation, jamais cochée d'avance, modifiable dans Paramètres
- Trajet
- HTTPS : votre serveur, relais decanta.fr (IONOS, Allemagne), TypeSafe
- Chez TypeSafe
- texte lu en clair, pour le classer
- Relais decanta.fr
- texte transmis, non écrit, hors l'échantillon de contrôle
- Échantillon de contrôle
- environ 2 %, 50 par jour au plus, chiffré, 90 jours, chez nous
- Clé TypeSafe
- sur decanta.fr, jamais chez vous
- Sans accord ou sans Internet
- aucun texte ne part · rien ne s'archive seul : sous 80 %, le fichier passe à décider
- Autres envois
- journal de diagnostic, relevé d'utilisation, journal d'arrêt : sans nom de fichier, chemin ni texte · activation de licence · codes par mail (Resend, États-Unis)
Rien ne bouge sans validation
- Déplacement
- dans un lot validé, par un compte nommé
- Passe de nuit
- analyse et propose, n'archive jamais
- Fichier retenu
- jamais archivé, même placé dans un lot
- Paie, RH, juridique, direction
- jamais proposés à l'archivage (réglage d'usine)
- Bordereau
- CSV par lot + LISEZ-MOI : l'archive se lit sans Decanta
- Vérification
- archives relues chaque dimanche
Essai sans licence, 30 jours
- Inventaire
- complet
- Qualification
- échantillon de 10 %, 200 fichiers au moins, tirés dans tous les dossiers
- Chiffres
- estimés sur tout le volume, marqués comme tels
- Archivage
- aucun
- Après 30 jours
- restitution et lecture toujours possibles
Comptes Windows
- Connexion
- Active Directory local, LDAPS ou StartTLS, certificat vérifié, aucun compte de service
- Rôle
- selon les groupes · hors Admin et DSI, seuls les fichiers que ses droits NTFS ouvrent
- Demande de restitution
- depuis la fiche d'un fichier archivé, validée ou refusée par qui restitue
Une question de DPO ou de RSSI ?